Evolução nos procedimentos de entrada de documentos/registros orçamentários no SSA
Recentemente, a DIREXE deliberou pela aprovação da descentralização dos registros de documentos fiscais no Módulo de Compras pelas Unidades Gestoras, em razão da implantação do novo Sistema de Orçamento. Trata-se de uma adequação e modernização para a qual esforços de toda Companhia deverão ser envidados na busca do aperfeiçoamento do processo orçamentário e de contas a pagar visando a celeridade e confiabilidade dos processos.
Cabe ressaltar que se trata de um grande avanço para a CDRJ que, por muitos anos, utilizou a intranet para realizar os registros orçamentários, o que demandava inúmeros lançamentos manuais para as unidades gestoras, Contabilidade e Controladoria, setor que ficava como responsável por lançar no sistema todos os documentos para pagamento da empresa, uma vez que o encaminhamento pelo requisitante era realizado apenas por processos físicos e, atualmente, pelo SEI!
Em consonância com seu Planejamento Estratégico, a CDRJ necessita buscar processos eficientes e, nesse sentido, investiu recursos humanos, financeiros e tecnológicos na busca da utilização do Sistema SSA no que diz respeito ao Módulo de Orçamento.
A primeira fase já foi realizada uma vez que toda a Companhia já inseriu sua programação orçamentária 2022 de forma sistemática. Cabe, agora, a execução orçamentária nos mesmos moldes, de forma a serem gerados dados mais fidedignos e relatórios mais céleres para atendimento à Diretoria, Conselhos e Órgãos Fiscalizadores.
Ressalta-se que ainda será necessário o encaminhamento/aprovação pelo SEI na medida em que ainda estará sendo estudada a possibilidade junto aos consultores de inserirmos as alçadas de aprovação dentro do próprio sistema. O compromisso da Companhia também vai no sentido de buscar processos cada vez mais automatizados e menos burocráticos visando o pleno atendimento ao princípio constitucional da Eficiência na Administração Pública.
Além disso, está em fase de finalização o normativo “Gerir Contas a Pagar”, que contemplará os novos procedimentos sem prejuízo da continuação do treinamento pela GERCOL ao longo do mês de janeiro. Lembramos que o cronograma ainda está em vigor e que todas as Superintendências receberão subsídios suficientes, além de materiais gravados e disponibilidade para dúvidas durante toda a transição do processo.
Nesse primeiro momento, a princípio no mês de janeiro, os lançamentos de orçamento e documentos serão realizados pela equipe da GERCOL e gradativamente repassados as áreas, conforme forem acontecendo os treinamentos de capacitação do pessoal que operará o sistema. Serão ainda disponibilizados vídeos explicativos e manual escrito dos procedimentos de utilização, além do suporte da Controladoria e dos consultores do SSA.
Por fim, a entrada de documentos no Módulo de Compras de forma descentralizada não é uma singularidade da Companhia Docas do Rio de Janeiro. Pelo contrário, as áreas financeiras nem costumam ter acesso a esse módulo, considerando a necessidade de segregar a função da requisição/cadastro/orçamento da função de pagamento, visando um melhor controle interno, evitando espaços para desvios e fraudes, principalmente, quando se envolve dinheiro público.
Contamos com a participação de todos os setores para o sucesso nessa evolução de processo na CDRJ e sugestões para aprimoramento dos serviços.
Por DIRAFI