Organização dos arquivos setoriais - CDRJ
Reiteramos a importância da organização dos arquivos setoriais e do envio da planilha com as informações solicitadas, conforme publicação de 07/05/2021.
Orientações
A organização deve iniciar pela separação de cópias, impressões de rotina, material de apoio, itens que não são documentos arquivísticos e podem ser descartados. De modo geral, não há objeção à eliminação de cópias, salvo casos de documentos expedidos para outros órgãos, ou seja, as cópias de documentos que não dispomos dos originais na CDRJ devem ser mantidas (Ex.: Carta DIRPRE).
Da mesma forma, livros, material de consumo, documentos particulares e quaisquer objetos que não sejam documentos produzidos e acumulados pela CDRJ, devem ser separados.
Os demais documentos devem ser organizados e relacionados em planilha contendo os dados descritos no arquivo formulário Planilha para controle de documentos, disponível no link Gestão Documental: Orientações – Arquivo CDRJ sobre cada um dos documentos.
Para tanto, os instrumentos técnicos de gestão documental, isto é, o Código de Classificação de Documentos -CCD relativo às atividades-meio do Poder Executivo Federal e sua respectiva Tabela Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo - TTDD, aprovados pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional, oferecem o apoio necessário.
Toda documentação deve ser identificada. A fim de proporcionar um padrão de identificação para o acondicionamento, armazenamento e organização dos documentos, disponibilizaremos, no link Gestão Documental, os modelos de espelho para caixa de arquivo, com a identificação necessária para a guarda. Deve-se respeitar a capacidade das caixas-arquivo e pastas destinadas ao acondicionamento de documentos, não ultrapassando seu limite.
Considerando a destinação final, recomenda-se que os documentos de guarda permanente sejam agrupados e devidamente identificados.
A planilha com os dados solicitados deve ser encaminhada para o e-mail: arquivo@portosrio.gov.br.
Material de apoio disponível no link Gestão Documental: Orientações – Arquivo CDRJ