Orientações para organização dos arquivos setoriais
Considerando a mudança para a sede transitória da CDRJ, emitimos as orientações quanto à organização dos arquivos setoriais:
Cada área da CDRJ é responsável pela documentação que detém sob sua guarda, devendo controlar de forma eficiente o conjunto documental, garantir a conservação dos documentos e o acesso às informações, quando necessário. A aplicação de qualquer medida de gestão de documentos deve ser antecedida pela organização básica da massa acumulada.
Deve-se iniciar pela separação de cópias, impressões de rotina, material de apoio, itens que não são documentos arquivísticos e podem ser descartados. De modo geral não há objeção à eliminação de cópias, salvo casos específicos, como os documentos expedidos para outros órgãos, ou seja, as cópias de documentos que não dispomos dos originais na CDRJ devem ser mantidas (Ex.: Carta DIRPRE).
Da mesma forma, livros, material de consumo, documentos particulares e quaisquer objetos que não sejam documentos produzidos e acumulados pela CDRJ, devem ser separados.
Os demais documentos devem ser organizados e relacionados em planilhas contendo os seguintes dados sobre cada um dos documentos:
Número do documento
Assunto
Título
Tipo documental
Classe
Data de produção
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)
Gênero
Prazo de guarda
Para tanto, os instrumentos técnicos de gestão documental, isto é, o Código de Classificação de Documentos -CCD relativo às atividades-meio do Poder Executivo Federal e sua respectiva Tabela Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo - TTDD, aprovados pela Portaria nº 47, de 14 de fevereiro de 2020, do Arquivo Nacional, oferecem o apoio necessário. Disponibilizaremos, no link Gestão Documental: Orientações – Arquivo CDRJ, o modelo de planilha com as instruções de preenchimento.
Toda documentação deve ser identificada. A fim de proporcionar um padrão de identificação para o acondicionamento, armazenamento e organização dos documentos, disponibilizaremos, no link Gestão Documental: Orientações – Arquivo CDRJ, o modelo de espelho para caixa de arquivo, com a identificação necessária para a guarda. Deve-se respeitar a capacidade das caixas de arquivo destinadas ao acondicionamento de documentos, não ultrapassando seu limite.
Considerando a destinação final, recomenda-se que os documentos de guarda permanente sejam agrupados e devidamente identificados.
Observamos que as orientações estão alinhadas ao Decreto nº 10.278, de 18/03/2020, a fim de viabilizar posterior digitalização dos documentos. A organização dos conjuntos documentais deve anteceder o procedimento de digitalização para que princípios básicos sejam aplicáveis e para que o procedimento de digitalização seja eficiente e atenda à legislação arquivística.
Todas as áreas devem encaminhar a planilha com os dados solicitados até o dia 04/06/2021 para supgab@portosrio.gov.br. As informações serão validadas por amostragem, em etapa posterior, coordenada pela SUPGAB.
Material de apoio disponível no link Gestão Documental: Orientações – Arquivo CDRJ.
SUPERINTENDÊNCIA DE GABINETE DA PRESIDÊNCIA